Memahami Era Dunia Vuca (volatility uncertainty complexity ambiguity)

Ada sebuah istilah dalam dunia militer, yang tak jarang disampaikan saat mengenalkan konsep Agile. Istilah tersebut namanya VUCA. VUCA adalah singkatan dari Volatility (Volatilitas, berubah-ubah), Uncertainty (Ketidakpastian), Complexity (Kompleksitas), dan Ambiguity (Ambiguitas). Istilah ini pertama kali digunakan oleh militer Amerika Serikat untuk menggambarkan dunia yang penuh dengan perubahan dan ketidakpastian. Setidaknya saat ini di era perang Ukraina dan di Gaza menunjukkan bagaimana “perdagangan dunia” juga turut terdampak.

Sekarang, konsep VUCA sering digunakan dalam dunia bisnis dan terlebih dalam dunia manajemen proyek. Untuk menggambarkan tantangan yang dihadapi dalam lingkungan modern yang dinamis. Dan bagaimana Agile mindset -tampaknya- adalah pendekatan yang bisa jadi solusi untuk menghadapi lingkungan VUCA ini.

Yuk kita bahas satu persatu.

VUCA itu apa saja sih?

1. Volatility (Volatilitas)
   • Secara bahasa, volatile, volatilitas artinya berubah-ubah. mengacu pada perubahan yang cepat dan tidak terduga. Orang jawa punya istilah terkait ini “Isuk tempe, sore dele”, pagi sudah tempe lah kok sorenya jadi kedelai lagi. Saya yakin kamu juga punya kenalan orang yang “volatile” seperti itu?
     Tanpa disadari dunia bisnis pun tak jarang mengalami namanya volatility ini. Tidak semua bisnis berhadapan dengan “kepastian”. Demikian juga proyek yang sedang Anda manage.
   • Contoh Volatility : Harga saham yang tiba-tiba melonjak atau merosot, perubahan kebijakan pemerintah/atasan yang tiba-tiba (sering terjadi di masa transisi), harga bahan bakar dan kebutuhan pokok yang adakalanya berubah-ubah setiap minggu, kondisi perang (fisik, ekonomi, cyber)
   • Untuk menghadapi volatilitas, organisasi mau tak mau dituntut mampu beradaptasi dengan cepat. Metode Agile dalam manajemen proyek, yang berfokus pada iterasi dengan durasi pendek membuatnya jadi fleksibel terhadap perubahan yang tiba-tiba.
     Bayangkan jika Anda sedang develop sebuah software, lalu hari ini tiba-tiba ada kebijakan yang membutuhkan Anda merubah sebagian struktur program Anda. Dengan metode Agile, Anda dapat melakukan itu dengan cepat, tidak seperti halnya jika Anda memakai metode yang lebih kaku seperti Waterfall yang membutukan prosedur Scope changes yang akan menyita waktu.
2. Uncertainty (Ketidakpastian)
   • Anda yang bukan PNS dan kerja sebagai wiraswasta, tentu sudah makanan sehari-hari ini. Apalagi jika Anda pedagang harian, tiap hari berangkat tanpa uncertainty, akankah laku keras, ataukah sisa banyak. Ketidakpastian berarti kita seringkali tidak tahu apa yang akan terjadi di masa depan. Ada sih hal-hal yang bisa diprediksi dengan baik, namun tak jarang beberapa bisnis mau tak mau akan menghadapi uncertainty ini.
   • Contoh uncertainty : Pandemi COVID 19 kemaren, kita tidak tahu kapan akan berakhirnya, atau bagaiman dunia dan pemerintah akan menyikapinya. Atau cuaca yang tidak menentu karena efek krisis iklim global (pemanasan global), sehingga tak jarang di musim kemarau pun terjadi hujan lebat, atau sebaliknya.
   • Dalam menghadapi uncertainty, umumnya pendekatan yang efektif hanya berbasis trial dan error (dan learn). Agile memungkinkan tim untuk trial error adapt ini dalam setiap iterasinya, dan segera tahu apakah solusi yang sedang didevelop ini efektif atau tidak, jika tidak, maka segera pivot ke arah solusi lain. Istilah dalam dunia bisnis : Fail cheap. Kalau gagal, kamu nggak boncos banyak-banyak.
3. Complexity (Kompleksitas)
   • Kompleksitas muncul ketika banyak faktor dan variabel saling berhubungan dan sulit dipahami secara keseluruhan. Kata kuncinya : banyak komponen dan faktor yang saling terkait.
   • Contoh: Jaringan supply chain terkait proses manufaktur yang kompleks. Contoh dalam produksi mobil, sekedar satu pintu saja ada banyak komponen dan banyak supplier yang terlibat, yang membutuhkan pengelolaan cermat di setiap sisinya. Bayangin kalau produksi mobilmu terlambat gara-gara satu produsen kenop pintu yang tiba-tiba tutup. Hal yang sama dengan dunia IT, adakalanya jika Anda bikin produk kategori Super Apps, semisal Tokopedia dan Gojek. Ada banyak pihak yang terlibat, token dengan server PLN, pajak daerah dengan server pemprov ini itu, PDAM dengan perusahaan ini itu, dan itu kompleks bingits sekali!
   • Analisis yang baik dan menyeluruh dapat membantu “mengurai” kompleksitas ini. Agile bisa berguna, bisa juga tidak. N
4. Ambiguity (Ambiguitas)
   • Kalau kamu punya emak-emak yang ngelihat anaknya pulang telat habis main diluar, terus emakmu sambil membawa sapu bilang “Nah, gitu bagus, terusin aja terus ya”, nah itu contoh Ambiguitas yang kamu hadapi waktu kecil dulu, wkwkwk. Ambiguitas terjadi ketika informasi yang ada bisa diartikan dengan berbagai cara dan tidak selalu jelas. Multi tafsir, seperti chatmu yang cuman diread tanpa dibalas oleh si dia.
   • Contoh ambiguitas statement seorang pejabat tinggi pemerintah yang bisa diartikan dengan berbagai cara, feedback pengguna yang tidak jelas atau bertentangan.
   • Jika kamu ketemu ambiguity, step yang perlu kamu hadapi adalah Klarifikasi, untuk memastikan mana “tafsir” yang benar yang dimaksud. Namun sayangnya tidak semua orang punya akses ke klarifikasi ini. Maka Agile memungkinkan Anda untuk melakukan proses klarifikasi ini. Jika Anda di dunia IT, mungkin Anda sudah pernah bikin user stories dan prototype, hal-hal tersebut dapat Anda ajukan dahulu ke user unuk klarifikasi : seperti inikah yang Anda butuhkan pak? Asumsi harus diuji dan diklarifikasi. Selain itu, semisal dalam Scrum, event Sprint Review adalah waktu yang tepat untuk menguji jika terdapat ambiguitas antara keinginan user dengan apa yang sudah dibuat.

Apa yang Termasuk dalam Kategori VUCA dan Apa yang Tidak?

Aspek	Contoh VUCA nya	Bukan Vuca
Volatility	Perubahan kebijakan pemerintah yang tiba-tiba, harga komoditas yang naik turun, Harga bahan bakar yang berubah-ubah setiap minggu (seperti di Malaysia dan US), teknologi baru (semisal framework, bahasa pemrograman, dlsb) yang naik turun popularitasnya di komunitas IT.	Lingkungan kerja yang stabil tanpa banyak perubahan.
Uncertainty	Pandemi global (seperti covid kemaren), perubahan pasar akibat terdampak peperangan, Cuaca yang tidak menentu, seperti hujan tiba-tiba saat musim kemarau, ketidak tahuan apakah fitur yang sedang didevelop akan diterima dengan baik oleh user atau tidak	Rutinitas yang terencana dengan baik, SOP standar proses industri pabrik,
Complexity	Sistem perbankan global, jaringan supply chain internasional, sistem finance perusahaan multinasional, integrasi berbagai sistem dan layanan dalam satu aplikasi (super apps seperti Gojek dan Tokopedia)	Tugas yang sederhana dan tidak memerlukan banyak langkah.
Ambiguity	Interpretasi data pasar yang berbeda, arahan bisnis yang tidak jelas, berita di sosmed yang multi tafsir, feedback dari user yang tidak clear,	Informasi yang jelas dan mudah dimengerti. Dan tidak multi tafsir.

Tidak Semuanya VUCA, Pahami model bisnismu

Tidak semua bersifat VUCA meski kita di era modern ini, setidaknya di dunia usaha kita ada yang masih stabil. Setidaknya ada banyak bisnis model yang masih terbukti cukup stabil dan tidak banyak berubah.

• Proses Terstandar: Misalnya, proses manufaktur yang telah dioptimalkan dan distandardisasi. Banyak pabrik memiliki proses yang sangat stabil dan sedikit perubahan dalam jangka waktu lama. Karena industri umumnya berpedoman pada sini. Meski untuk menunju ke arah “stabilitas produksi” di awal tentu mereka menghadapi ke-VUCA-an versi mereka sendiri.
• Proyek dengan Scope Jelas: Proyek dengan cakupan yang jelas dan tidak banyak berubah. Umumnya proyek infrastruktur seperti pembangunan jalan tol, jembatan, atau gedung-gedung yang biasanya di awal sudah diawali dengan desain yang amat sangat matang.
• Teknologi yang Matang: Teknologi yang sudah stabil dan tidak berubah dengan cepat, seperti penggunaan listrik dalam industri. Atau USB dalam dunia IT.
• Regulasi yang Stabil: Hukum dan regulasi yang jarang berubah dan memberikan kepastian. Mungkin ini yang akhirnya kita sering bilang “DPR tidak ada kerjanya”, karena kalau mereka terlalu “rajin bekerja” mengutak atik undang-undang yang fixed, maka iklim di dunia usaha terkait pun rentan berimbas juga.

Kesimpulan

Pahami terlebih dahulu apakah dalam bisnismu, kamu akan (sering ataupun jarang) menghadapi kondisi VUCA diatas. Jika iya, maka kamu bisa mulai pertimbangkan apakah kamu memakai Agile atau tidak.

JANGAN FOMO dengan Agile. Tidak semua bisnis membutuhkan Agile. Bahkan bisa jadi Agile justru kontra produktif jika Anda terapkan di dunia yang sudah stabil. Sebagia contoh, jika Anda di dunia pemerintahan, merancang undang-undang secara Agile justru kontra produktif terhadap mereka yang terdampak. Di Sprint 1 UU nya bicara A, lah di Sprint 4 UU nya bicara X, kan repot tuh!

Jadi, apakah dunia sekitarmu sedang VUCA atau tidak?

SamToni, ditulis 1 Agustus 2024